Kosten voor uitgaande IBL aanvragen kunnen doorbelast worden op afdelingsbudgetten, in plaats van dat er door individuele leners betaald moet worden.
Of een aanvraag betaald wordt door een lener of uit een budget kan per aanvraag ingesteld worden, maar kan ook aangeboden worden als optie in de WebOpac wanneer leners zelf aanvragen plaatsen.
Hieronder wordt beschreven hoe budgetten beheerd en gebruikt worden binnen het systeem. Wanneer er “afdeling” staat wordt er een afdeling binnen de organisatie (universiteit of bedrijf) bedoeld. Als het over de IBL afdeling gaat, wordt dat expliciet zo genoemd.
Budgetten worden gedefinieerd voor de meta-instelling uitlening en kunnen derhalve worden gedeeld door meerdere IBL afdelingen.
Na het kiezen van deze optie verschijnt een overzichtsscherm:
: Gebruik deze optie om een nieuw budget te definiëren. Zie sectie 822.8.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de algemene gegevens van het budget te wijzigen. Zie sectie 822.8.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de code te verwijderen. Het systeem vraagt om bevestiging.
: met deze optie kunnen individuele budgetten gekoppeld worden aan een afdeling, als gedefinieerd in AFO 482. Zie sectie 822.8.2.
: Het is mogelijk de WebOpac te configureren zodat leners een budget kunnen kiezen waaruit betaald moet worden. Zie sectie 822.8.3.
: Gaat naar een overzicht van facturen. Zie sectie 822.8.4.
: Gaat naar het scherm voor verwerking van facturen. Zie sectie 822.8.5.
Nadat u de optie of heeft gekozen verschijnt een invoerscherm:
Budget code: Een unieke code om het budget te identificeren.
Budget omschrijving: Een korte omschrijving van het budget.
Budget in gebruik: Om aan te geven of het budget in gebruik is.
Factuur hoofddocument: Factuur hoofddocument: Voer de naam in van het mailmerge hoofddocument dat de lay-out van de factuur bepaald die hoort bij deze betaalmethode. In het geval van een “enkele factuur” zal deze heel anders zijn dan voor een reguliere factuur aan een bibliotheek (zie ook de algemene help voor mailmerge).
Naam en adres voor facturering: Dit zijn optionele velden die beschikbaar zijn om gedrukt te worden op een factuur (als BillingName en BillingAddress velden)
E-mail adres en Gebruik e-mail voor facturatie: Maken het mogelijk de factuur per e-mail te versturen.
: met deze optie kunnen individuele budgetten gekoppeld worden aan een afdeling, als gedefinieerd in AFO 482– Lener Authority Lijsten – Identiteit Afdeling.
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een dropdown lijst met alle afdelingen:
Nadat u op heeft geklikt verschijnt een volgend scherm:
ILL Budgetten, ILL Budget voorvoegsels: Hiermee wordt bepaald welke budgetten onder de afdeling vallen. Dit kan worden gedaan door individuele budgetten naar rechts te verplaatsen of door een voorvoegsel in te voeren. Het voorvoegsel moet eindigen op *.
Factuur hoofddocument: Factuur hoofddocument: Voer de naam in van het mailmerge hoofddocument dat de lay-out van de factuur bepaald die hoort bij deze betaalmethode. In het geval van een “enkele factuur” zal deze heel anders zijn dan voor een reguliere factuur aan een bibliotheek (zie ook de algemene help voor mailmerge).
Naam en adres voor facturering: Dit zijn optionele velden die beschikbaar zijn om gedrukt te worden op een factuur (als BillingName en BillingAddress velden)
E-mail adres en Gebruik e-mail voor facturatie: Maken het mogelijk de factuur per e-mail te versturen.
Er zijn geen beperkingen voor het koppelen van budgetten aan afdelingen – een bepaald budget KAN geldig zijn voor meerdere afdelingen.
Daarnaast wordt deze parameter gebruikt om te bepalen welke budgetten worden aangeboden wanneer budget codes gekoppeld worden aan een lenersrecord.
: Het is mogelijk de WebOpac te configureren zodat leners een budget kunnen kiezen waaruit betaald moet worden. Wanneer deze optie inderdaad in gebruik is, dan kan deze bijvoorbeeld maar voor bepaalde lenerscategorieën gelden.
Na het selecteren van deze optie verschijnt een keuzescherm:
Geef bij elke lenerscategorie aan of dit toegestaan is.
·
Wanneer er meer dan 15 lenerscategorieën zijn, is er een button om naar het volgende scherm te gaan.
·
Met de button kunt u direct naar een bepaalde lenerscategorie gaan.
: Selecteer een budget en dan deze optie, er verschijnt een overzichtsscherm:
: Selecteer een regel en dan deze optie om de bijbehorende aanvragen te bekijken. Zie sectie 822.8.4.1.
: Gebruik deze optie om alle nog niet geprinte facturen te printen. Het standaard scherm voor het genereren van mailmerge output verschijnt. (Zie ook de algemene help over mailmerging voor meer informatie).
: Selecteer een regel en dan deze optie om de factuur te printen. Het standaard scherm voor het genereren van mailmerge output verschijnt. (Zie ook de algemene help over mailmerging voor meer informatie).
: Deze job is een standaard “taak” binnen Vubis – die online in batch of in memory uitgevoerd kan worden. Zie sectie 822.8.4.2.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de factuur te betalen. Zie sectie 822.8.4.3.
: Deze optie is nog niet geďmplementeerd.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de bijbehorende aanvragen te bekijken.
: Deze optie is hier niet geldig.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de details van de aanvraag te bekijken. Zie de help van AFO 821 voor een uitleg van dit scherm.
: Gebruik deze optie om naar een bepaald punt in de lijst te gaan. Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een scherm met zoekcriteria:
Nadat u een criterium heeft geselecteerd en op heeft geklikt, wordt het scherm opnieuw getoond maar nu op een punt met informatie behorend bij het opgegeven criterium.
: Deze job is een standaard “taak” binnen Vubis – die online in batch of in memory uitgevoerd kan worden. Het standaardscherm voor het uitvoeren van processen verschijnt na het kiezen van deze optie.
Let op
Voor elke IBL afdeling binnen het systeem selecteert het proces alle aanvragen die uit een budget betaald moeten worden, die betaalbaar zijn en uiteraard nog niet eerder gefactureerd zijn.
Alle aanvragen die ingevoerd zijn tot aan (maar zonder) “vandaag” om er voor te zorgen dat de ‘afbakening' van facturen duidelijk is – dat wil zeggen dat op een bepaalde dag aanvragen niet op meerdere facturen verschijnen (voor één budget).
Vervolgens worden aparte facturen gegenereerd voor elk budget, met het totaalbedrag voor alle aanvragen op die budget code. Of ze worden samengevoegd op basis van wat er onder de groepering per afdeling is vastgelegd.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de factuur te betalen. Er verschijnt een invoerscherm waarmee betaling van de factuur kan worden vastgelegd:
Als de factuur al gemarkeerd is als zijnde betaald, dan worden eerder ingevoerde gegevens getoond (die gewijzigd kunnen worden).
: Gebruik deze optie voor het genereren van facturen. Het verschil met de voorgaande optie is, dat nu de facturen van alle budgetten getoond worden. De opties zijn hetzelfde als hierboven beschreven voor een individueel budget.
In deze sectie kunnen talen gedefinieerd worden. Deze kunnen vervolgens aan een bibliotheek gekoppeld worden en dan gebruikt worden om output te genereren in de juiste taal. Het is dus bijvoorbeeld mogelijk rappels in het Japans te definiëren en deze te printen voor bibliotheken met de betreffende taalcode.
Na het kiezen van deze optie verschijnt een overzichtsscherm:
: Gebruik deze optie om een nieuwe taal te definiëren. Zie sectie 822.9.1.
: Selecteer een code en dan deze optie om de gegevens te wijzigen. Zie sectie 822.9.1.
: Selecteer een code en dan deze optie om de code te verwijderen. Het systeem vraagt om bevestiging.
Nadat u de optie of heeft gekozen verschijnt een invoerscherm:
Voer een unieke Taalcode in en een Verwoording.
De module voor interbibliothecair leenverkeer kan ook gebruikt worden voor ondersteuning van het document leverantie proces. Dit proces valt ergens tussen het beheer van inkomende en uitgaande aanvragen. Document leverantie gaat om het leveren van bibliotheekmateriaal aan externe gebruikers – vaak organisaties, bijvoorbeeld wanneer de bibliotheek materiaal levert aan een advocatenkantoor.
Dit wordt vaak afgehandeld door een IBL afdeling en dus valt het binnen de reguliere beheerfuncties van interbibliothecair leenverkeer.
Na het selecteren van deze menu optie verschijnt een keuzescherm:
Geef aan welke lenerscategorieën op deze manier aanvragen mogen indienen voor uitlening en/of kopieën.
Het is mogelijk de ontvangst of levering van een elektronisch exemplaar op de feitelijke locatie te koppelen aan de (netwerk)locatie van bijvoorbeeld het PDF bestand. Om het mogelijk te maken dat een lener dit ophaalt via de WebOpac, moet dit als URL gepresenteerd worden. In deze sectie kunt u een fysieke locatie koppelen aan een Webserver adres.
Na het kiezen van deze optie verschijnt een overzichtsscherm:
: Gebruik deze optie om een nieuw pad te definiëren. Zie sectie 822.11.1.
: Selecteer een code en dan deze optie om de gegevens te wijzigen. Zie sectie 822.11.1.
: Selecteer een code en dan deze optie om de code te verwijderen. Het systeem vraagt om bevestiging.
Nadat u de optie of heeft gekozen verschijnt een invoerscherm:
Volledig pad voor locatie kopie: geef het volledige pad op voor de fysieke locatie van de bestanden.
Volledige URL voor locatie kopie: geef de URL op van de virtuele directory.
In bovenstaand voorbeeld zijn de bestanden die fysiek opgeslagen zijn op “M:\DocumentDelivery” te vinden in de virtuele directory “http://nlbawqavubis/VSMARTILLWebOPAC/DocumentDelivery”
Als deze mapping wordt gevonden, dan wordt een dergelijk exemplaar aangeboden voor online display binnen de WebOpac.
·
Document control - Change History
|
Version |
Date |
Change description |
Author |
|
1.0 |
October 2010 |
new AFO |
|